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Aspectos administrativos
Los aspectos administrativos deben responder a la misión
de la institución y variarán en función
de sus responsabilidades y tamaño. Es necesario sincronizar
las funciones generales que el museo debe desarrollar para cumplir
con su misión: planificación y programación,
organización y procedimientos, reclutamiento y administración
de recursos humanos. Toda unidad administrativa debe ejecutar
tareas comerciales, técnicas, financieras, de seguridad,
contables y administrativas propiamente dichas, las cuales se
ejercen desde la Dirección de la institución.
A continuación se han considerado dos aspectos básicos
como son: el presupuesto y el financiamiento.
El presupuesto es un instrumento que sirve, no sólo para
determinar los costos de un programa o proyecto sino también
para disciplinar la sección institucional. En el caso
que nos compete, el presupuesto de un museo debe estimarse a
partir de sus necesidades particulares, según las actividades
programadas durante el año, las adquisiciones de objetos
para el incremento de las colecciones, además de los
gastos esenciales de operación. El presupuesto debe ser
calculado, ajustado y discutido anualmente. Deben estimarse
con precisión todos los ingresos y egresos de capital
aplicando un sistema de inventario anual, balances mensuales
que agilicen el control presupuestario de la institución.
Esta responsabilidad debe recaer en el departamento o dirección
de administración, aunque en algunos casos el mismo personal
directivo del museo es quien ejecuta estas funciones.
Es importante resaltar que la labor de administración
debe responder a las exigencias y responsabilidades del museo
como institución cultural, educativa, recreativa y responsables
de su patrimonio.
Hemos dividido los gastos de la institución según
las siguientes categorías:
1. Gastos de funcionamiento: abarca los gastos de personal,
capacitación, adiestramiento, honorarios profesionales,
seguros y servicios generales.
2. Gastos operativos: papelería y efectos de oficina,
imprenta y reproducción, comunicación transporte,
caja chica.
3. Gastos de montaje y preparación de exposición:
embalaje, museografía, difusión y programación
de eventos.
4. Gastos de mantenimiento: todo lo referente al cuidado, limpieza
y reparaciones en general de la sede.
5. Gastos de adquisición de la colección. El financiamiento
por su parte, representa la forma como serán previstos
los recursos económicos para cubrir los costos que determina
el presupuesto, lo que implica desde luego indicar su procedencia.
Fuentes de financiamiento:
1. Subsidios provenientes del Estado: la administración
pública formada por Ministerios, Oficina de la Presidencia
de la República, Empresas del Estado e Institutos Autónomos.
En el caso de los museos, el CONAC es el organismo más
directo de ayuda.
2. Donaciones privadas: otorgadas por empresas u organizaciones
nacionales e internacionales que preveen fondos de ayuda para
proyectos culturales.
3. Ingresos propios: ingresos provenientes de actividades que
el mismo museo genera, tales como conferencias, seminarios,
conciertos, y otros. Ganancias obtenidas por tarifas de admisión.
De la tienda del museo a través de la venta de obras
de arte, objetos decorativos, postales, diapositivas, catálogos,
afiches, etc. Del alquiler de los espacios del museo para eventos
varios.
4. La Sociedad de Amigos: puede ser otro medio de apoyo a la
labor del museo. Estas, generalmente están constituidas
por un grupo compuesto de altas personalidades del mundo económico,
cultural y político, y en lo posible ajenas a la institución
que se pretende ayuda. Debe ser jurídica y administrativamente
autónoma, especificando en su acta constitutiva y estatutos
que no tiene fines de lucro y su papel es de apoyo al museo.
La función primordial de una Sociedad de Amigos es la
búsqueda de fondos que puedan prestar ayuda financiera
al Museo; para ello es recomendable:
1. Servir de enlace entre la institución patrocinada
y el patrocinante.
2. Desarrollar una promoción y publicidad de la institución
patrocinada.
3. Establecer estrategias y actividades paralelas que sirvan
para aumentar la capacidad de recaudar fondos destinados al
Museo, por ejemplo: publicaciones, eventos regulares, ventas
especiales, acuerdos con empresas, etc.
Para desarrollar una labor dinámica y eficaz La Sociedad
de Amigos debe:
1. Tener control estricto del listado de los 11 patrocinantes.
2. Mantener contacto directo y periódico con el patrocinante
a través de diferentes medios
3. Promover nuevos métodos de acercamiento y servicios
de carácter exclusivo para el patrocinante.
4. Vigilancia constante del servicio de atención al patrocinante.
Funciones
del personal del museo
 El
museo como institución encargada de conocer, preservar,
proteger y difundir el patrimonio del cual es guarda y custodia,
debe contar con una estructura de personal capacitada y suficiente
para cumplir y desarrollar las metas y objetivos definidos en
su misión, así como la responsabilidad que ello
significa.
Las funciones del personal que trabaja
en el museo deberán ser ajustadas según las características
particulares de cada una de las instituciones. Es importante
aclarar que nuestra intención no es ofrecer una estructura
estándar de cargos administrativos, técnicos y/o
profesionales, sino establecer una referencia general. Una misma
persona puede ejercer varias funciones dentro del museo y especialmente
cuando nos referimos a museos pequeños. En el caso de
museos de gran escala tenemos que ampliar y ajustar no sólo
el número de personas necesarias sino las funciones que
éstas ejerzan. Sin embargo, es importante resaltar que
en el museo el trabajo en equipo e interdisciplinario es esencial.
El personal del museo debe estar familiarizado con la historia
de la institución, sus funciones y metas, además
de conocer las leyes que protegen el patrimonio nacional, las
recomendaciones nacionales e internacionales sobre la protección
de bienes culturales, tanto muebles como inmuebles, las reglas
éticas de ejercicio profesional, etc., con el objeto de
cumplir su misión de protección del patrimonio.
A continuación, presentamos en forma resumida las funciones
del personal del museo:
- Dirección o Consejo Directivo:
encargada de representar formal y jurídicamente la institución.
Es la responsable de las políticas rectoras de la institución,
administración de las colecciones, coordinar los programas
culturales, administración y presupuesto, recursos humanos
y servicios del museo. Establece las normas contractuales, laborales,
convenios interinstitucionales y otros.
- Administración: planifica y supervisa
los actos administrativos de cada área del museo. Esta
función la ejecuta estableciendo un presupuesto anual
para el desarrollo de las actividades planificadas; recomienda
normas de control financiero.
- Investigación: responsable directo
del estudio e interpretación científica del patrimonio,
tangible e intangible, perteneciente al museo. Recomienda la
incorporación, autenticación e intervención
de la colección(es). El término curaduría
es usualmente empleado para hacer referencia a la función
descrita.
- Museología: responsable de comunicar
los contenidos de las investigaciones y coordinar las acciones
entre la(s) colección(es) y exposición(es). Debe
conocer los sistemas de investigación, conservación,
educación, organización y sus relaciones con el
medio físico según el tipo y naturaleza del museo.
- Educación: es el área de
la museología que formula y ejecuta la política
educativa de la institución. Interpreta las exposiciones
para el público a través de paneles didácticos,
guías de estudio, audiovisuales, etc. Supervisa y organiza
las visitas guiadas del museo y establece las pautas para las
guías docentes. Debe conocer técnicas de enseñanza.
Propone actividades o eventos que complementen las exposiciones.
- Registro e inventario: responsable del
control, registro e inventario, tanto documental como fotográfico
de las colecciones. Se ocupa de los trámites de seguro,
préstamos, depósitos, custodia y control de salida
y entrada de objetos de la sede del museo.
- Conservación: responsable de ejecutar
las acciones relacionadas con las condiciones físicas
y ambientales de las colecciones del museo. Debe manejar los
procedimientos técnicos que garanticen la integridad física
de los bienes culturales.
- Museografía: responsable del concepto,
diseño y montaje de las exposiciones utilizando métodos
y técnicas adecuadas a los propósitos del museo
y de todas sus áreas de trabajo.
- Biblioteca y/o Centro de documentación:
responsable de coleccionar, preservar y administrar todo el material
documental bibliográfico y no bibliográfico del
museo. Debe garantizar el servicio adecuado a los investigadores,
estudiantes y público en general.
- Servicios generales: responsable de todas
las actividades relacionadas con el mantenimiento, limpieza y
resguardo de la sede del museo. Inspecciona los trabajos de instalación
y operativos de los equipos del museo.
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