III El Registro e Inventario de Colecciones

El control adecuado de las colecciones

El presente material tiene como finalidad motivar una reflexión acerca de la importancia y función de los procesos de Inventario y Registro, así como ofrecer pautas técnicas que permitan la aplicación adecuada de éstos.

En este sentido, se ha procedido a revisar y evaluar diversas experiencias, procedimientos e instrumentos, tanto nacionales como internacionales, a fin de conformar una propuesta metodológica para el abordaje de los procesos de Inventario y Registro de colecciones museísticas, que se adecue a la realidad de nuestras instituciones y colecciones.

A tales fines, se organizó una serie de normas y recomendaciones, en cuya aplicación debe tomarse en cuenta las condiciones específicas de cada institución y comprobar mediante la experimentación la eficiencia de los procedimientos sugeridos.

La meta es alcanzar, a partir del trabajo sistemático y unificado que cada institución adelante en relación al Registro e Inventario de sus colecciones, bancos de información actualizados de la existencia, variedad, cantidad y estado de conservación de todos los bienes que integran el Patrimonio Cultural Venezolano, en manos de Instituciones Culturales y afines.

Conceptos útiles

De una u otra manera, quien trabaja en museo maneja diariamente en sus labores, diferentes términos y nociones que están referidos al tema aquí tratado, y que en alguna medida son bastante similares. Sin embargo, para facilitar el manejo de un mismo lenguaje y garantizar la comprensión de lo expuesto, se definirán algunos conceptos claves.

Bienes Muebles: Como tales se consideran todos los objetos que integrando el Patrimonio Cultural del país, tienen como característica fundamental el poder ser trasladados.

Registro: Se refiere al proceso de registro de información que identifica aquellos bienes que identifica aquellos bienes que entran o salen de la institución museística. Incluye el control de las transacciones tanto de bienes propios como de bienes en tránsito temporal.

Inventario: Se entiende como tal al proceso mediante el cual se ubican todos y cada uno de los bienes patrimoniales, y se registra , metódica y sistemáticamente la información pertinente a sus características físicas, temporales y espaciales.

Fichas de Inventario: Es el instrumento en el cual se registra la existencia de un bien patrimonial, así como aquella información que da cuenta de sus características y significación histórica y cultural.

Documentación: Se refiere a las actividades que tengan como finalidad registrar y conservar todas las informaciones o fuentes de información, referidas a las colecciones de un museo. Concierne por tanto a la acumulación, conservación y registro de la memoria de la institución en todo lo referente a su colección.

Ingreso y egreso de obras

La incorporación o desincorporación de obras al patrimonio de un museo debe estar determinado exclusivamente por razones de interés museístico. Las principales formas de ingreso y egreso de obras pueden ser diferenciadas en dos grupos, de acuerdo con su temporalidad.

• Ingresos y Egresos Defínitivos
  - compra
  - donación
  - canje
  - reubicación
• Ingresos y Egresos Transitorios
  - exposiciones
  - custodias
  - estudios técnicos o investigaciones

Mención especial debe hacerse a la recolección de objetos como forma de ingreso. Esta es una modalidad muy común en aquellos museos cuyos departamentos de investigación desarrollan trabajos de campo (antropología, ciencias naturales, etc.). Las obras así provenientes tienen la importancia de estar respaldadas por una actividad científica.
Cada uno de estos trámites implica una documentación determinada, de la cual se ofrecen modelos más adelante; sin embargo, caben algunos señalamientos de carácter general:

• Toda obra que ingrese o egrese de una institución museística debe ser registrada o autorizada por la oficina de registro en la persona designada para ello.
• Por cada obra que ingrese o egrese al museo debe llenarse una planilla con sus copias, que contenga reseñada toda la información requerida en el formulario.
• Todo ingreso o egreso de obras debe ser controlado con recibos numerados, los cuales archivados en la oficina de registro, serán constancias de tales movimientos de obras en el museo.

Registro de objetos como función del museo

Las actividades de Registro e Inventario de colecciones en un museo son responsabilidad a desarrollar por la oficina de Registro. Esta se encarga de controlar la movilización interna y externa de piezas de la colección del museo y de las que ingresan transitoriamente a su sede; siendo su función fundamental el dar resguardo físico y legal al patrimonio existente en la institución.
De allí su importancia, pues tiene a su cargo la memoria y el control de las colecciones del museo. Debe funcionar físicamente muy cercano a la colección y sus espacios son zonas restringidas al acceso del público, con máximas condiciones de seguridad.

Tareas típicas
1. Llevar adelante el Inventario de colección centralizando en una ficha individual toda la información referente a cada objeto.
2. Elaborar, organizar y actualizar los expedientes documentales de cada objeto de la colección, con información precisa y veraz.
3. Realizar la identificación técnica precisa de cada objeto que ingresa al museo, sea ingreso definitivo o temporal.
4. Organizar y actualizar los archivos referentes al tránsito de los objetos en el museo.
5. Llevar un registro de toda la información básica de cada objeto que ingresa al museo, por tránsito temporal.
6. Controlar todos los ingresos y egresos de objetos o colecciones.

Actividades

1. Organización y supervisión diaria de los depósitos.
2. Supervisión de las áreas de exposición.
3. Realización de trámites y elaboración de documentos de ingreso, préstamos, salidas, pólizas de seguro, etc.
4. Elaboración y mantenimiento de listados de registro e inventario de las colecciones.
5. Elaboración de rótulos de identificación de obras para salas de exposición.
6. Elaboración de diversos trámites administrativos.

Proceso de Registro de Obras

En el momento en que un objeto ingresa al museo, sobre todo si pasa a formar parte de la colección permanente, debe contar con un Registro de Entrada, que dé fe de las circunstancias del hecho.

El registro se realiza en orden estrictamente consecutivo, sin importar las características formales o tipológicas del objeto del cual se trate. Suele asentarse el trámite, o bien mediante Hojas de Registro numeradas consecutiva- mente que puedan empastarse, o directamente en un Libro de Registro dispuesto a tal fin.

El Libro de Registro tiene un carácter legal y su uso está restringido al personal autorizado (responsable de registro, autoridades legales, director, contraloría interna, etc.).

Una vez que el objeto ha ingresado de manera definitiva a una institución museística, deberá ser provisto de su número de identificación, el cual le pertenecerá de forma exclusiva y permanente. A tales efectos, el número asignado deberá estar presente en todos los documentos referidos a esa pieza, especialmente en su ficha de registro e inventarios.

Ese código, que puede ser numérico o alfanumérico será consecutivo y determinado por el orden de ingreso de los objetos a la institución. Deberá ser asociado físicamente a cada objeto identificado, bien mediante etiquetas colgantes, nunca autoadhesivas, o bien mediante el marcaje del número directamente sobre el objeto. Sobre este particular existen normas de conservación establecidas para dicho proceso, de acuerdo al tipo de material que componga la pieza. En todo caso el código deberá estar escrito de manera clara y sin riesgos de no ser localizado. Para ello debe aplicarse una película de barniz transparente, sobre la cual se escribirá con tinta el número respectivo. Dicha tinta deberá ser de color contrastante (blanco o negro, según sea lo conveniente a cada objeto) y de secado al instante.

La participación de numerosas personas a lo largo de la vida de la institución no debe influir en la calidad de ejecución del proceso de registro, ni en el mantenimiento de la información resultante del inventario. Ello determina la conveniencia de implementar ciertos recursos metodológicos que garanticen la veracidad, la exactitud y la rigurosidad necesaria en el proceso de inventario, independientemente de la posible ausencia del funcionario dedicado a tales tareas. En este sentido, es recomendable el establecimiento de instructivos y memorias escritas que orienten, en el presente y en el futuro, el uso de las planillas de registro e inventario.

Los procesos de registro e inventario son una actividad permanente, requerida en la medida en que se desarrollan las funciones del museo. Estos procedimientos, por su importancia y complejidad, deben ser efectuados bajo ciertos requisitos:

• por un personal adecuadamente capacitado, conocedor del proceso y cuidadoso de los detalles del procedimiento.
• mediante una metodología sistemática que sea uniforme y compartida por los responsables de la actividad.
• con la suficiente periodicidad que garantice su vigencia y actualidad permanente.

Información mínima requerida en un proceso de Registro:

1. Nombre del Museo o Institución
2. Número de registro
3. Nombre del objeto
4. Clasificación genérica
5. Descripción e identificación técnica
6. Forma de ingreso
7. Fuente de ingreso
8. Fecha de ingreso
9. Historia breve del objeto.