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Instrumentos de Registro
Según sea la complejidad de funcionamiento
de la institución museística, así será
la variedad de su documentación administrativa.
El ingreso o egreso de obras al museo siempre se iniciará
mediante un procedimiento que, en términos generales,
tiene como objetivo la formalización del trámite.
Dicho procedimiento consta de varias gestiones que deben traducirse
en acciones específicas y documentos particulares.
Por ser la Donación y los Préstamos los mecanismos
que más comúnmente activan los ingresos y egresos
de obras en las instituciones museísticas, se hará
referencia de manera más detallada a la documentación
pertinente, a fin de orientar los trámites necesarios.
Trámites de ingreso por compras
- oferta de adquisición.
- fotografía del objeto.
- estimación de representatividad
del autor en la colección de la institución.
- acta de avalúo.
- curriculum vitae del autor.
- acta del Comité de Adquisiciones
recomendando la transacción.
- envío de recaudos a la administración.
- aprobación de parte de la contraloría
interna.
- cancelación de pago.
- incorporación de la obra al patrimonio
(registro, inventario, expediente).
Documento de Compra
Oferta de adquisición
Utilidad: permite un registro sistemático
de la información referida a las obras que se ofrecen
en venta a la institución museística.
Procedimiento: la planilla puede ser llenada por el propietario
de la obra o por el personal de registro del museo. En el primero
caso, la información debe ser verificada.
Modelo de Documento de Compra:
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Oferta de Adquisición
Hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . el ciudadano
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cédula de identidad Nº
. . . . . . . . . . . . . . ...haciendo expresa su libre y espontánea
voluntad, ofrece en venta al Museo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . la obra descrita a continuación:
Nombre:
Autor:
Técnica:
Dimensiones:
Fecha de realización:
Avalúo:
El precio de venta de la obra mencionada ha sido estimado en
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .bolívares.
En caso de interesarse la institución por la oferta planteada,
favor ponerse en comunicación con:
Nombre:
Dirección:
teléfono:(Hab) (Ofic)
Firma:
Cédula de identidad:
Recibido por:
Fecha: |
Trámites de ingreso por donación
- carta de oferta de donación (con
la identificación técnica de la obra, avalúo,
- procedencia, trayectoria e importancia).
- fotografía del objeto.
- estimación de representatividad
del autor en la colección.
- acta del Comité de Adquisiciones.
- comunicación escrita de la resolución
al ofertante.
- redacción del documento legal y
protocolización de la donación ante el
Registro Público.
- notificación de registro ante el
Ministerio de Fomento y Contraloría Interna.
- envío de copias de los documentos
legales al donante.
- incorporación- desincorporación
de la obra (registro, inventario, expediente).
- carta de agradecimiento al donante.
Como puede observarse, en el caso de las
donaciones, además de las gestiones formales de aceptar
y recibir el objeto, deben tenerse muy en cuenta las gestiones
relativas al agradecimiento formal de la donación, así
como la documentación legal que registra el hecho.
Documento de Donación
Acta de donación
Utilidad: Permite un registro sistemático de las obras
que se ofrecen en donación a la institución museística.
Mediante este documento se da un carácter formal al acto
de entrega de tales objetos a la institución museística
y se legaliza la transferencia de propiedad del objeto al museo.
Procedimiento: Debe ser llenada por el personal de registro y
se debe tener especial cuidado con la precisión y veracidad
de la información que se registra.
Se recomienda elaborar el formulario por triplicado: original
y copia para la oficina de registro y copia para el donante.
Todas y cada una de dichas copias deben estar debidamente firmadas
y selladas por el funcionario representante del Museo y por el
donante.
Modelo de Documento de Donación
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Acta de donación
Hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
el ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cédula de identidad Nª . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
haciendo expresa su libre y espontánea voluntad, en este
acto hace entrega al Museo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
en calidad de donación perpetua, gratuita y sin restricciones
de uso, la obra de su propiedad que se describe a continuación:
Nombre:
Autor:
Técnica:
Dimensiones:
Fecha de realización:
El ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . en su condición
de representante del Museo, acepta la donación efectuada
y manifiesta el agradecimiento de la institución por la
deferencia del Sr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Por el Museo:
Nombre:
Cédula de identidad:
Fecha:
Firma del Donante |
Trámite de agradecimiento
Carta formal donde la institución
agradece al donante el gesto de favorecer al Museo. Puede hacerse
una carta modelo para todas las transacciones similares, o una
carta individualizada.
Documento de Agradecimiento
Formalización de Agradecimientos
Utilidad: Formaliza la gratitud de la Institución respecto
al gesto de un particular de ofrecer en obsequio un objeto de
importancia para el patrimonio cultural del Museo.
Procedimiento: Es llenado por personal de registro, Firmado por
la máxima autoridad de la Institución se envía
a la dirección del ciudadano que haya realizado la donación.
Modelo de Documento de Agradecimiento
Ciudad y Fecha
Estimado Sr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La presente es para expresarle nuestro agradecimiento por la
bondad de obsequiar al Museo la obra: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Este objeto ha sido integrado a nuestra colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
la cual se ve así enriquecida.
A nombre del Museo y de su Junta Directiva, reciba Ud. nuestra
gratitud por su donación que contribuye a incrementar
el Patrimonio Cultural al servicio de nuestra sociedad.
Atentamente,
Firma y nombre del Director |
Trámites de ingreso por recolección
- recepción del material en la oficina
de registro.
- elaboración de planillas o recibos
de ingreso.
- notificación ante Contraloría
Interna.
- incorporación de la obra al patrimonio
(registro, inventario, expediente).
Trámites de ingreso por canje
(Asignación de obras mediante convenios entre Instituciones
similares).
·
- documento legal donde se expliquen las
cláusulas y motivos de la reubicación.
- acta de desincorporación de los
objetos de la institución.
- entrega de los objetos convenidos.
- notificación a contraloría
interna.
- incorporación de la obra al patrimonio
(registro, inventario, expediente).
Tramites de egresos e ingresos transitorios
- redacción de documentos donde seexpliquen
los acuerdos con la institución o persona propietaria
(deberes y derechos de la institución receptora, duración
del acuerdo, etc.). Debe ser firmado por ambas partes
- entrega de la obra.
- elaboración de registros, inventarios
y expedientes.
- ingreso de la obra.
Trámites de egreso de obras por préstamos temporales
Se sustenta este trámite fundamentalmente en los Convenios
de Préstamo:
- documento en el que se establecen clara
y enfáticamente las condiciones del préstamo, así
como los deberes y los derechos de las partes interesadas.
Asimismo son elaborados otros documentos administrativos adicionales,
como son las Autorizaciones de Salida y las Actas de Entrega.
Documentos de Egreso de Obras por Préstamo
Temporal.
Convenio de préstamo temporal de obras
Utilidad: Permite un registro sistemático de las obras
que la Institución museística otorga en préstamo.
Igualmente, mediante este documento se da un carácter
formal al acto de entrega de los objetos y se deja constancia
de que el solicitante del trámite conoce y acepta las
condiciones que rigen el préstamo, y por tanto se compromete
a su cumplimiento.
Procedimiento: Debe ser llenada por personal de registro y se
debe tener especial cuidado con la precisión y veracidad
de la información, sobre todo en lo referido a:
- institución destinataria, nombre
de la exposición, ciudad, fecha.
- tiempo y condiciones de préstamo.
- descripción técnica de las
obras, estado de conservación y avalúo.
- normas de conservación, embalaje,
transporte y seguridad.
Se recomienda elaborar el formulario por triplicado: original
y copia para la oficina de registro y copia para el Museo que
recibe el préstamo. Todas y cada una de dichas copias
deben estar debidamente firmadas y selladas por el funcionario
del Museo otorgante y por el funcionario receptor de las obras.
Modelo de Documento para Préstamo
Temporal de Obras
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Convenio de Préstamo
Temporal de Obras
Hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . el ciudadano. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
en representación del Museo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..da
en préstamo al ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . representante
legal del Museo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a los objetos que se
describen a continuación:
Nombre:
Autor:
Técnica:
Dimensiones:
Fecha de realización:
Estado de conservación:
El valor de las obras es de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... bolívares,
y se encuentran aseguradas por la Compañía de Seguros
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . mediante la póliza No . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dichos objetos serán exhibidos en la exposición
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a celebrarse en la ciudad de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El lapso del préstamo de las obras mencionadas es de. . . . . . . . . . . .
días, a partir de . . . . . . . . . . . y hasta . . . . . . . . . . . día
en que serán devueltas al Museo.
Las obras mencionadas han sido cedidas bajo las condiciones generales
de préstamo que se especifican en documento anexo.
Entrega por el Museo
Nombre:
Cédula de identidad:
Firma:
Recibe Nombre:
Cédula de identidad:
Firma: |
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