Condiciones Generales de Préstamo
(Deben estar enunciadas en el documento de Convenio de Préstamo Temporal de Obras).

• El prestatario se compromete a asegurar las obras contra todo riesgo, desde el día en que se programa la salida de las mismas hasta tres días después de la fecha prevista para su devolución. El valor de la póliza no será nunca inferior al monto que se indica en el documento.
• La póliza de seguro correspondiente debe estar en poder del Museo para el momento entrega.
• Las obras prestadas deberán ser exhibidas y trasladadas en las mejores condiciones de conservación y seguridad. El no cumplimiento de esta condición podrá ocasionar la cancelación del préstamo y el retiro inmediato de las obras.
• Las obras prestadas no podrán ser sometidas a trabajos de restauración sin la autorización expresa y escrita del Museo. En caso de que fuese requerida alguna intervención, deberá notificarse de inmediato al Museo.
• Mientras las obras se encuentren en exhibición, deberán estar acompañadas de la identificación técnica que facilita el Museo, así como de la información institucional que señale la propiedad de la obra o su préstamo.
• La reproducción fotográfica de las obras está limitada a la ilustración del catálogo o a las informaciones de promoción o crítica de la exposición.
• Los gastos de transporte y embalaje correrán por cuenta de la persona, entidad o museo que recibe las obras en préstamo.
  

Autorización de salida de obras

Utilidad: Permite al personal de vigilancia el control riguroso de la salida de obras, en la medida que identifica de manera clara aquellos objetos autorizados para ser retirados de la sede de la institución.
Procedimiento: Debe ser llenada exclusivamente por personal de registro. Para su validez requiere estar debidamente sellada, fechada y firmada.
Se elabora en original y una copia. El original será presentado y entregado al funcionario vigilante de la entrada principal del Museo, mientras la copia será archivada en la oficina de registro. Paralelo a este documento se realiza el Acta de Entrega de Obras.

Modelo de Documento de Autorización de Salida de Obras:

Acta de Entrega de Obras

Utilidad: Permite un registro sistemático de las obras que son devueltas por la Institución museística y formaliza el acto de entrega correspondiente.

Procedimiento: Debe ser llenada por personal de registro y se debe tener especial cuidado con la precisión y veracidad de la información, sobre todo en lo referido a:

• descripción de la obra
• fecha de devolución
• nombre de la persona que recibe
• nombre de la persona que hace entrega.

Se recomienda elaborar el formulario por duplicado: original para la oficina de registro y copia para la persona que recibe. El documento debe estar debidamente firmado y sellado por el funcionario representante del Museo, así como por la persona que recibe la obra, en señal de conformidad.

Modelo de Acta de Entrega de Obras:

Trámites de ingreso de obras
El trámite de ingreso, según sea el motivo que lo originan se registra mediante Convenios específicos y/o Recibos de Ingreso.
Documentos de Ingreso de Obras
Convenio de Custodia
Utilidad: Permite un registro sistemático de la información referida a las obras que la Institución museística conserva en calidad de custodia. Formaliza la entrega de las obras y establece las condiciones de uso que rigen el trámite del Museo.
Procedimiento: Debe ser llenada por personal de registro y se debe tener especial cuidado con la precisión y veracidad de la información que se registra. Se recomienda elaborar el formulario por triplicado: original para el propietario del objeto y dos copias para la oficina de registro. Todas y cada una de dichas copias deben estar debidamente firmadas y selladas por el funcionario representante del Museo, así como por la persona que otorga la custodia del objeto.

Modelo de Recibo de Ingreso:

Condiciones generales de recepción
(deben estar enunciadas en el documento de recibo de ingresos de obras)

• El Museo se compromete a otorgar a los objetos recibidos por él, la misma protección y cuidados que puede dar a los propios.
• La ausencia de observaciones sobre el estado de conservación en que se reciben las obras no implica la recepción de las mismas en buenas condiciones.
• El Museo no asegurará las obras recibidas, a menos que esta condición sea acordada de manera expresa.
• La información que se registra en el documento de recepción relativa a los objetos, excepto la concerniente al estado de conservación ha sido proporcionada por el depositario, sin que necesariamente el Museo haya verificado su exactitud.
• Las obras depositadas en el Museo, salvo que el interesado indique lo contrario, podrán ser fotografiadas.
• La devolución de las obras sólo será procedente únicamente al propietario o a la persona autorizada para ello.
• La aceptación por parte del Museo de obras ofrecidas en donación o venta, anula el recibo que la institución elaboró en el momento de la recepción inicial de la obra.

Otros trámites y formularios
Existen además de estos formularios descritos, algunas otras formas de uso interno que facilitan el control de objetos en las dependencias de la institución misma. Tal es el caso control de los movimientos internos de obras y de registros fotográficos.

Control de depósito

Utilidad: Permite el control de ingreso de obras al depósito y su rápida localización en él.
Procedimiento: Debe ser llenada por personal de registro, específicamente el responsable de recibir la obra al momento de ingreso de ésta al área de depósitos; se recomienda su elaboración de forma duplicada. El original se conserva en los archivos generales de registro, organizado consecutivamente según el código de identificación de los objetos, mientras que la copia se archiva en el depósito organizada según su orden de localización topográfico.
Información a registrar:

Control depósitos
- Localización en depósito
- Código de identificación del bien
- Fecha de ingreso
- Fecha de baja
- Datos tipológicos
- Datos cronológicos
- Estado de conservación
- Forma y fecha de adquisición
- Observaciones
- Funcionario receptor

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