Nociones de diseño formal en fichas de Registro e Inventario

Los modelos de fichas tipo son útiles a manera de referencia y comparación. Sin embargo la especificidad de cada una de nuestras instituciones puede exigir una concepción particular para estos instrumentos, y por tanto puede ser necesario otro diseño. En este sentido, existen algunas consideraciones que pueden ser tomadas en cuenta.
1. Es aconsejable partir de la agrupación de renglones de información relacionados entre sí. Cada uno de estos grupos de información se identificará para su fácil localización.
2. La jerarquización de los grupos informativos de acuerdo a importancia contribuye a la utilización racional del instrumento. Para tal fin pueden usarse líneas que demarquen espacios y cuyo grosor determine áreas y sub-áreas de información.
3. Calcular las necesidades y disponibilidad de información, de manera de delimitar los espacios con suficiente capacidad para contener la información.
4. Considerar las características de los archivos o tipo de carpetas a utilizar, de manera de prever el diseño de la planilla, los espacios exteriores para los ganchos, espirales.
5. Prever itemes que permitan el cruce de informaciones relativas al objeto pero existentes en otros documentos. A esos fines se recomienda la utilización de códigos cruzados.
6. Reservar un espacio para el encabezamiento de la ficha. En éste se discriminarán tres zonas, una para cada una de las siguientes informaciones: país, entidad oficial y código de identificación.
7. Diseñar áreas de información gráfica: fotografía o dibujo.
8. Utilizar la esquina superior derecha para la información relativa a la identificación del bien.

Documentación referencial

Además de los documentos mencionados y de las fichas de inventario de objetos que se llevan en la oficina de registro, es de gran utilidad organizar y mantener otros sistemas de documentación adicional que reporten de manera inmediata aspectos especiales de las actividades de la institución.

Tal es el caso de los archivos en los que se registran las informaciones siguientes:

• Donantes efectivos
• Instituciones y personas prestatarias
• Objetos partícipes de las Exposiciones
• Objetos en préstamo a otras instituciones
• Fichas técnicas dé investigación y conservación

Los archivos mencionados podrán ser organizados a partir de tantas copias como se requiera de las fichas de inventario, según a lo que se refiera el archivo en cuestión. El criterio de organización de tales archivos podrá ser el orden alfabético, el orden numérico consecutivo, o la secuencia de años, según convenga.

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