Proceso de inventario
Recursos e información

Las actividades de Inventario se realizan principalmente mediante fichas o planillas individuales, en cartulina o en papel, siendo más recomendable el primero por su resistencia a la manipulación constante.
Además de las fichas o planillas se requieren los siguientes útiles:

• objetos a inventariar
• documentos o referencias escritas del objeto
• registros fotográficos
• lápices, cinta métrica, reglas de medición, pequeñas cartulinas o etiquetas no adhesivas, cordel o pabilo.

Las fichas de inventario deben ser llenadas por duplicado, uno de los cuales estará resguardado en algún lugar fuera de la oficina de registro. El carácter del inventario, sea de protección, administrativo o técnico, determina la información a considerar en la ficha de inventario. En el contenido de la ficha que se sugiere en este manual, se ha incorporado información básica de tipo legal y técnica, sin que ello suponga la necesidad de realizar tareas complejas de investigación para la recolección de esa información.

En el proceso de inventario se recoge y organiza información de diferente índole, por lo cual es recomendable la agrupación de los datos según su relación entre sí.

El esquema que se sugiere es el siguiente:
1 Encabezado institucional
- identificación del país
- identificación de la institución y unidad que tiene a su cargo el inventario o la colección
- título de la acción o programa
2 Identificación
- número de identificación
- números anteriores
3 Descripción
- clasificación genérica
- nombre del objeto
- autor
- dimensiones
- técnica
- materiales
- descripción formal
4 Fotografía
- registro fotográfico, número del rollo y de negativo
- fecha
5 Datos técnicos
- procedencia
- cultura
- época
- valor y moneda
- responsable del avalúo y fecha
- propietario original
6 Estado de Conservación
- condiciones
- integridad
7 Referencia
- documentos
- bibliografía
- exposiciones
- tratamientos
- ubicación en depósito
8 Observaciones
9 Colección
- fuente de adquisición
- forma de adquisición
- fecha de adquisición
10 Responsable de la obra
- nombre
- dirección
11 Proceso de inventario
- responsables
- fechas

Instructivo de Aplicación del Inventario
Las siguientes indicaciones orientan el uso de una Ficha General de Inventario de tipo polivalente, útil para el registro de diferentes tipos de objetos. Por ello, en algunos casos, se consideró necesario diferenciar la información, según el origen del objeto a inventariar.

Es importante que la información que se registra en el proceso de inventario sea totalmente. Si no se conoce con exactitud algún dato, se sugiere 'tomar alguna de las precauciones siguientes:

1. Consultar con especialistas o informantes calificados.
2. Colocar la leyenda siguiente "de veracidad probable", acompañada del signo "?".
3. Dejar en blanco el espacio para la información, hasta tanto obtener el dato cierto.

Identificación institucional

Nombre de la Institución.
Se señalará el nombre oficial de la institución museística que alberga el objeto inventariado, así como las siglas que la identifican.

Identificación
Numero de identificación
Se señalará el código asignado al objeto en forma individual para su identificación definitiva; sea éste un número de registro, de inventario o de catálogo. Se sugiere que el código se construya integrando dos elementos: las siglas que identifican al Museo y un número correlativo asignado exclusivamente al objeto; ambos elementos se separan mediante un guión (p. ej.: MP - 0055)

Números anteriores
Se señalará la existencia y características de los otros códigos que hayan identificado al objeto, en forma directa o mediante documentación, en fecha anterior a este proceso de inventario.

Clasificación genérica
Según las características del objeto, se sugiere especificar a qué área o sub-área pertenece según los Cuadros de Areas y Sub-áreas básicas anexos, publicados en el Manual de Inventario de Colcultura.

Nombre del objeto
Registrar la denominación con que se conoce el objeto. En el caso de objetos de interés antropológico, si se conocen diferentes denominaciones, señalar las referentes a nombre común, vernáculo, popular o científico.
En el caso de obras de arte, registrar el título original que el autor le ha dado; si no tiene título, colocar "sin título" y entre paréntesis hacer una breve descripción del tema representado.

Autor
Registrar apellidos y nombres de la persona o taller que realizó la creación. En caso de no saberse quién es el autor, colocar "Anónimo"; en caso de ser atribuido, escribir "Atribuido a", e indicar en Observaciones quién hace la atribución y en Bibliografía la codificación de la fuente consultada al respecto

Dimensiones.
Establecer las medidas máximas exactas correspondientes en forma exclusiva a la pieza, según sus formas y necesidades de descripción. En caso de tenerse las medidas referidas al peso o volumen, colocarlas en observaciones junto a la unidad de cálculo utilizada.
Deben registrarse además las dimensiones respectivas al Soporte o Marco de las obras.

Técnica
Especificar la información acerca de la técnica usada en el proceso de fabricación; en algunos casos esta información puede coincidir con los materiales, aún así señalarla. En los casos de técnicas combinadas o mixtas, deben mencionarse cada una de las técnicas, o al menos las más significativas.

Materiales
Anotar el nombre de la materia prima en que se ha fabricado el bien cultural. No importa que en algunos casos se repita la información aparecida en técnica.

Descripción forma.
Señalar aquellos aspectos característicos de forma y decoración de la pieza, que permitan identificarla desde ambos puntos de vista. Se sugiere considerar la existencia en la obra de personajes, planos, colores y texturas. En aquellos casos en que se observen inscripciones o marcas sobre el objeto, se deben registrar en Observaciones las características de éstas. En los casos de objetos etnográficos, se señalará en Observaciones la función y uso conocidos del bien.

Fotografía
Número de rollo
Registrar el número o código asignado al rollo fotográfico para su identificación.
Número de negativo
Anotar el número del negativo que corresponde a la fotografía del objeto.

Fecha
Anotar el día, mes y año en que se realiza la toma fotográfica del objeto.

Datos Técnicos

Procedencia Indicar la denominación del lugar, poblado o región geográfica donde se obtuvo el ejemplar, así como el nombre del Estado y el País correspondiente.

Cultura
Sólo aplicable en los casos de objetos de interés antropológico. Señalar la denominación étnica o cultural con que se identifica el grupo o la tradición en que produjo el objeto. En el caso de objetos arqueológicos registrar el complejo o fase a los que se asocia la pieza.

Epoca
Señalar los datos precisos del momento o período histórico, artístico o geológico (día, mes, año, siglo o era) en que se origina el objeto.
En el caso de los objetos de arte, identificar la escuela, el movimiento artístico, o el estilo al que pertenece la creación; igualmente señalar la fecha o el lapso de tiempo en que se sabe fue fabricado el bien.

Valor
Registrar la moneda y el precio pagado por el objeto, en caso de haber sido adquirido mediante transacción comercial y la fecha de dicha negociación. Puede señalarse también el monto calculado por avalúo del objeto.

Responsable Avalúo / fecha
Anotar el nombre del profesional que realiza el avalúo y la fecha del mismo.

Propietario original
Este item no está referido al autor del objeto, registra el nombre y apellido del dueño inicial del objeto, así como el código que remite a documentos o archivos que amplíen la información.

Estado le Conservación

Condiciones
Registrar en una de las casillas la valoración superficial correspondiente al nivel de deterioro, del objeto, según la escala siguiente:

• Bueno: cuando en una escala del 0 al 100%, las condiciones de autenticidad y conservación del objeto pueden estimarse en un rango superior al 75%.
• Regular: cuando en una escala del 0 al 100%, las condiciones de autenticidad y conservación del objeto pueden estimarse en un rango inferior a 75% y superior a 30%.
• Malo: cuando las condiciones de autenticidad y conservación del objeto pueden estimarse en una escala inferior al 30%. moneda y el precio pagado

Integridad
Registrar en una de las casillas el grado de integridad del objeto, según la escala siguiente:

• Completo: cuando en una escala del 0 al 100%, las condiciones de integridad del objeto pueden estimarse en un rango superior al 90%.
• Incompleto: cuando en una escala del 0 al 100%, las condiciones de integridad del objeto pueden estimarse en un rango inferior al 50%.
• Fragmento: cuando el objeto que se posee representa sólo una mínima parte de la totalidad inicial del bien, sea cultural o natural.

Referencias
El uso de los apartes siguientes suponen la existencia de otras fuentes de documentación complementarias a la Ficha General de Inventario, las cuales pueden ofrecer información adicional respecto al objeto.

Documentos
Si existen referencias documentales relativas al objeto: recibos, fotografías, resultados de análisis, etc.,) señalar el código o información que permite su identificación y consulta. 100%,

Bibliografía
Identificar en forma precisa las fuentes bibliográficas donde se reproduzca, comente o mencione la obra, señalando: el autor, título, editorial, ciudad, año.

Exposiciones
Reseñar las principales exposiciones donde haya participado la obra u objeto, indicando nombre de la exposición, institución, ciudad, fecha.

Tratamientos
Anotar el código o información que permita identificar y consultar los documentos relativos a tratamientos clíncos efectuados al objeto.

Ubicación en depósito
Identificar el área, mueble, entrepaño, gaveta, etc. en que se localiza el objeto dentro del depósito o almacén de la institución. Si su ubicación no tiene carácter definitivo, colocar la información a lápiz, como dato provisional.

Observaciones
Reseñar detalles de interés adicionales en relación al objeto o a su documentación referencial.

Colección
Fuente de adquisición
Anotar los datos correspondientes al nombre y apellidos o identificación de la persona o institución que ha sido fuente de adquisición del objeto, así como la dirección. En los casos a que diera lugar, registrar el nombre de la expedición en que se obtuvo el bien.

Forma de Adquisición
Indicar si el objeto se adquirió mediante compra, donación, reubicación, canje, recolección u otra forma.

Fecha de Adquisición
Registrar la fecha exacta del ingreso del objeto a la institución, o su fecha de recolección, si el ingreso resulta de un trabajo de exploración científica (ejemplares naturales o de interés antropológico).

Responsable de la Obra

Nombre y dirección
Especificar el nombre y dirección de la entidad jurídico-administrativa responsable del objeto.

Inventario

Responsable
Indicar el nombre y apellido de la persona que realiza el inventario de la pieza.

Fecha
Anotar el día, mes y año en que realiza el inventario del objeto.

Supervisado por
Indicar el nombre y apellido de la persona que supervisa el proceso de inventario y que avala la veracidad de la información registrada.

Fecha
Anotar el día, mes y año en que se evalúa la información registrada en la ficha.

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